همین حالا شروع کن! امروز اولین روز آینده ی توست.
- همین امروز یک قلم و کاغذ بردارید و فهرستی از امور مربوط به زندگی کاری. خانوادگی و یا شخصی خود تهیه نمایید. در این فهرست کارهایی که برای انجامشان زمان کافی دارید، از بقیه جدا کنید. روز اول را شاد از خواب برخیزید نه غمگین. نحوه بیدار شدن در صبح بر روی تمام کارهای وزتان تاثیر می‌گذارد. بنابراین به جای انتخاب یک واقعهکی ناخوشایند با یک تصور امیدوار کننده و خوشایند از خواب بیدار شوید.
ندایی برای بیدار شدن:
- دو ساعت شماطه‌ای را تنظیم کنید،
- آن‌ها را دور از تخت خود و در جایی قرار دهید که برای خاموش کردنشان به ناچار از جا برخیزید.
- بلافاصله بعد از رفتن از رختخواب، نخوابید.
- به جای فکر کردن به امور منفی به اتفاقات مثبتی که در طول روز بعد برای شما پیش می‌آیند، بیاندیشید.
به موقع و حتی پیش از موقع سر کار حاضر شوید:
- پیش از آن که تلفن زنگ بزند یا شخصی به شما مراجعه کند، پشت میزکار خود حاضر شوید.
- دقایقی را برای نظم دهی به اطلاعاتی که هنگام استفاده از تلفن به آن‌ها نیاز دارید. صرف کنید. با این کار، دیگر هنگام مکالمه، زمانتان برای جستجوی مطالب مورد نظر تلف نمی‌شود.
- مستقیماٌ سراغ مهم ترین کارهای خود بروید و سعی نکنید مانند اکثر مردم، ابتدا خود را گرم کرده سپس کار را آغاز کنید.
- سریعاً کاری را که به عنوان مهم‌ترین تکلیف روزتان (هدف رتبه‌‌ی یک) برنامه‌ریزی کرده‌اید، انجام دهید.
واقع بین باشید و اهدافی معقول برای خود تعیین کنید :
- اهداف با اولویت‌های بعدی را نیز در برنامه‌های کاری خود در نظر بگیرید.
- این اهداف را به ترتیب اهمیت درجه‌بندی کنید. به آن‌ها رتبه‌های 2، 3، 4 و ..را بدهید.
- فرق بین ایده آل و امکان‌پذیر را درک نمایید و با یک برنامه‌ریزی عملی و ممکن، احساس بد عدم رضایت کاری را از خود دور کنید.
- از نواع فهرست ها دفترچه های قرار ملاقات و سررسیدها استفاده کنید:"
- فهرست را تا حد امکان واضح و ساده طراحی کنید. یک فهرست پیچیده و طولانی، شما را نسبت به انجام کارهایتان ناامید خواهد کرد.
- بررسی کنید که آیا یک مدیریت تماس کامپیوتری، شامل تقویم، فهرست کارها، قرار ملاقات‌ها و برنامه‌ریز/ سازمان دهنده‌ی تجاری برای شما مفید خواهد بود یا خیر.
- وقتی کارهای خود را اولویت‌بندی و فهرست می‌کنید. به کارهای با اولویت پایین توجه کنید. این‌ها مواردی هستند که غالباً زمان لازم برای انجامش را ندارید و مرتب به تعویق می‌افتند. هنگامی که یک وقفه ی غیر منتظره و ناخواسته در انجام کارهای مهم پیش می آید، از فرصت استفاده کرده، به این کارهای با اولویت پایین بپردازید.
برای کارهای خود یک چار چوب زمانی در نظر بگیرید:
- زمانی را که هر یک از وظایف و تعهداتتان نیاز دارند، تعیین نموده، کمی به آن‌ها اضافه نمایید. سپس این زمان تخمین زده شده را با برنامهی زمانی آن روز هماهنگ کنید.
- این برنامهی زمانی را دایماً مدنظر داشته باشید و حتی‌الامکان سعی کنید کارهای خود را با آن تطبیق دهید. این حقیقت را بپذیرید که در اغلب مشاغل، یک کار خوب سروقت، ارزشمندتر از یک کار عالی، ولی دیرهنگام است.
در برابر وقفه های کاری مقاومت کنید:
- مدت زمان مکالمات تلفنی خود را تعیین کنید.
- به منظور صرفه‌جویی در وقت از تلفن منش دار یا پست صوتی استفاده کنید. به این ترتیب دیگر مجبور نخواهد بود به تمامی تماس‌های ناخواسته و وقت‌گیر پاسخ دهید.
- در صورت امکان همه ی نامه های الکترنیکی و پیغام های فکس خود را در یک زمان پاسخ دهید.
-وقتی که شخصی با تلفن غیرضروری خود، در کار شما وقفه ایجاد می‌کند به او بگویید که اکنون زمان مناسبی برای صحبت نیست.
دقایقی و ساعاتی را که می‌گذرند، دنبال کنید:
- همان‌طور که با برنامهی کاری روز اول پیش می‌روید، کلیه‌ی کارهای انجام شده و زمان لازم برای به اتمام رساندن آن‌های را ثبت و نگهداری کنید.
-اکنون این روند ثبت شده را با آنچه که قبلاً تخمین زده بودید، مقایسه کنید.
- این مقایسه، شما را در درک بهتر واقعیت‌ها یاری خواهد کرد.
جدول زمانی روز بعد را طراحی کنید:
- پیش از ترک محل کار، با چک کردن تقویم روز و دفترچه‌ی ملاقات‌هایتان، شروع خوبی را برای فردای خود تدارک ببینید.
-اولویت‌های 1،2،3و 4 کاری خود را برا فردا مشخص کنید.
-برای اجتماع ها، کنفرنس‌ها، ملاقات‌ها و نهار خوردنتان برنامه ریزی کنید.
- یک طرح ساده و اولیه از جدول زمانی روز بعد تهیه کنید.
به اتمام رساندن روز اول را جشن بگیرید:
- از به اتمام رساندن کارهای امکان پذیر روز اول احساس شادی کنید.
- برای ارزیابی احساستان درباره‌ی روز اول، از خود یک آزمون بگیرید.
- از این که کاملامطابق جدول زمانی پیش نرفته و تعدادی از کارهای شما، علامت نخورده باقی مانده‌اند احساس گناه نکنید. از یاد نبرید که امروز اولین روز است.
وقتی می‌خواهید عادت جدیدی را در خود ایجاد کنید، خیلی سخت نگیرید:
- مدیریت زمان نیاز به صرف وقت دارد.
- صبور باشید و سعی کنید به جای ناراحت شدن، عملکرد خود را در روزهای آتی بهبود بخشید.
در پایان اولین روز کاری بر مبنای مدیریت زمان، پاسخ صحیح سوالات زیر را علامت بزنید.
پرسشنامه‌ی روز اول
۱- آیا پس از بیدار شدن از خواب، برای فکر کردن به سه موضوع بله خیر
خوشایندی که در طول روز برای شما پیش خواهند آمد، تلاش لازم را انجام داداه‌اید؟
۲- آیا واقعاٌْ آن سه موضوع برای شما اتفاق افتاده و یا تا پایان روز اتفاق خواهند افتاد؟
۳- آیا به موقع سر کار حاضر شده‌اید؟ بله خیر۴- آیا مقدار زیادی از کارهایی را که باید یا لازم بود انجام شوند،به پایان رسانده‌اید؟ بله خیر
۵- حتی با وجود انجام ندادن کارهای برنامعه‌ریزی شده آیا نسبت به قبل احساس ناامیدی و یاس کمتری دارید؟ بله خیر
۶- آیا فهرست‌های پیشنهادی را با دقت پر و تکمیل نموده‌اید؟ بله خیر
۷- آیا سررسید و دفترچه ی ملاقات خود را به گونه‌ای هماهنگ کرده‌ایدکه در هر لحظه بدانید باید چه کاری را در چه وقت و چه مکانی انجام داد؟ بله خیر
۸- آیا توانسته‌اید با کم کردن عوامل مزاحمی که در کار شما وقفه ایجادمی‌کنند، زمان خود را به نحو بهتری مدیریت نمایید؟ بله خیر
۹- آیا برای فردای خود یک برنامهی کاری و زمان‌بندی طراحی کرده‌اید؟ بله خیر
مجموع
اگر مجموع پاسخ‌های مثبت از مجموع پاسخ‌های منفی بیشتر بود، میتوانید برای خود جشن بگیرید. در هر حال صرف نظر از این که نتیجه‌ی کلی چه باشد، به خاطر تکمیل کردن کارهای امکان‌پذیر، خود را تحسین نمایید.
قسمت دوم :
برای هر هفته‌خود برنامه‌ریزی کنید:
- بر وری کاغذ از اهداف این هفته و اقدامات لازم برای دستیابی به آن‌ها یک برآورد ابتدایی انجام دهید.
- با تعیین یک ارزش و درجه‌ی اهمیت برای کارهای خود - چه کارهایی که ملزم به انجام آن‌ها هستید و چه کارهایی که دست دارید انجام دهید- فهرست فوق را ارزش‌دهی کنید.
- در ارزیابی خود انعطاف داشته باشید. در صورتی که مشکلات غیر قابل پیش‌بینی رخ می‌دهند یا مسوولیت‌های جدیدی مطرح می‌شوندَ فعالیت‌ها را از نو ارزش‌دهی کنید.
- بر اساس فهرستی که تهیه کرده‌اید و ارزش هر کدام از کارهای آن، یک برنامهی مادر ایجاد کنید.این برنامه می‌تواند شامل عناوین اقدامات فوری، پروژهایی که باید تا اانتهای هفته تکمیل شون و تکالیف جدیدی که باید در این هفته آغاز شوندَ باشد.
زمان‌بندی کنید:
- با شکستن مقاصد به گام‌های کوچک‌تر و خط زدن کارهای تمام شده از برنامهی زمان‌بندی خود بهتر استفاده کنید.
- اهداف کل هفته را از برنامهی مادر به تقوی یا سررسیدتان منتقل کنید، به گونه‌ای که کارها به شکل یکنواخت در پنج روزکاری هفته تقسیم شوند.
- در همه‌ی موارد- چه برای تعهدات شخصی وچه برای تعهدات کاری - تنها از این تقویم استفاده کنید.
- یک دفترچه پیش نویس به برنامهی خود ضمیمه نمایید تا ایده‌ها و یادداشت‌های کوتاه را در آن درج کنید.
صورت کاری هفتگی :
- یک صورت هفتگی، شامل کارهای درج شده در برنامهی مادرتان تهیه کنید. در این صورت، هم زمان‌هایی که در ابتدای هفته تخمین زده‌اید و هم زمان‌هایی که در واقع برای تکمیل هر کدام از تکالیف صرف کرده‌اید، ثبت می‌شوند.
- کارهایی که را وقت و انرژیتان را ذره ذره می‌گیرند و شما را از تمرکز بر کارهای مهم‌تر باز می‌دارند،کاملاْ مشخص کنید.
- زمان‌های واقعی را با زمان‌برنامه‌‌ریزی شده در ابتدای هفته مقایسه کرده، از این مقایسه برای تهیه‌ی برنامه‌های کاری کارآمدتر در هفته‌های آینده استفاده کنید.
ایجاد تحولات مورد نیاز:
- در انتهای هفته میزان کارآیی و فایده‌ی صورت هفتگی را بسنجید.
- بخشی از کارهای درج شده در صورت هفتگی را که کارآیی چندانی نداشته‌اند مجدداٌ ارزیابی و اصلاح کنید.
- مراقب باشید ! این نکته را به خاطر بسپاریر که انجام دادن کارهای به جا، بهتر از انجام دادن تمامی کارها است.
- در برنامه مادر خود به هر فعالیت، یک زمان تخمینی اختصاص دهید.
پرسشنامه‌ی زیر را پر کنید
می‌خواهم تا چهارشنبه چه کاری را انجام داده باشم؟
برای انجام این کار، چه گام‌هایی باید بردارم؟
برای برآورده کردن هدف انتهای هفته، هر روز چه تکالیفی را باید به نوبت انجام دهم؟
هر کدام از این تکالیف روزانه تقریباْ چه قدر زمان می‌برد؟
کاری که می‌خواهم در این هفته انجام دهم، چه قدر از خواسته‌هایم در زندگی و کار را تکمیل می‌کند؟
کدام موارد نقشی در خواسته‌هایم از کار و زندگی ندارند و می‌توانند حذف گردند؟
نظرات 0
شما هم میتوانید در این مورد نظر دهید