برنامه ريزي عبارتست از فرايندي داراي مراحل مشخص و بهم پيوسته براي توليد يك خروجي منسجم در قالب سيستمي هماهنگ از تصميمات. برنامه ریزی فكر كردن راجع به آينده يا كنترل آن نيست بلكه فرايندي است كه مي‌تواند در انجام اين امور مورد استفاده قرار گيرد. برنامه ريزي، تصميم‌گيري در شكل معمول آن نيست بلكه از طريق فرايند برنامه ريزي، مجموعه‌اي از تصميمات هماهنگ اتخاذ مي‌شود. برنامه ریزی مي‌تواند براي زمان حال يا آينده انجام شود.

بر طبق اين تعريف، تصميم‌گيري‌هاي مقطعي و ناپيوسته و اتخاذ سياستها براي پيشبرد سازمان در زمان حال يا آينده برنامه ريزي نيستند. برنامه ريزي متكي بر انتخاب و مرتبط ساختن حقايق است. حقايق مفاهيم واقعي، قابل آزمون و اندازه‌گيري هستند. ديدگاهها، عقايد، احساسات و ارزشها به عنوان حقايقي تلقي مي‌شوند كه فرايند برنامه ریزی بر اساس آنها سازمان داده مي‌شود. همانطور كه اشاره شد برنامه ريزي صرفاً يك فرايند تصميم‌گيري نيست بلكه فرايندي شامل روشن ساختن و تعريف حقايق و تشخيص تفاوت بين آنهاست يا به عبارتي گونه‌اي فرايند ارزيابي است كه در پايان آن، در انتخاب حقايق ارزيابي شده تصميم‌گيري مي‌شود.

برنامه بياني روشن، مستند و مشروح از مقاصد و تصميمات است. برنامه خروجي فرايند برنامه ريزي است اما برنامه ريزي يك فرايند پيوسته است كه بيش از اتخاذ هر تصميمي آغاز شده و پس از اجراي آن تصميم ادامه مي‌يابد. برنامه‌ها تهيه شده و اجرا مي‌گردند.

ویژگی های برنامه ریزی:

برنامه ريزي يك فرايند ذهني آگاهانه با خصوصيات زير است:

1)   تشخيص يك نياز يا انعكاس يك انگيزه

2)   جمع‌آوري اطلاعات

3)مرتبط ساختن اطلاعات و عقايد

 4) تعريف اهداف

 5)تأمين مقدمات

 6)پيش‌بيني شرايط آينده

 7) ساخت زنجيره‌هاي متفاوتي از اقدامات مبتني بر تصميمات متوالي

 8) رتبه‌بندي و انتخاب گزينه‌ها

  9) تعريف سياستها

 10) تعريف معيارهاي ابزار ارزيابي برنامه

انواع برنامه ریزی و آشنایی با آنها:

برنامه ريزي از جنبه ماهيت به برنامه ریزی فيزيكي، برنامه ريزي سازماني، برنامه ريزي فرايند، برنامه ريزي مالي، برنامه ریزی وظيفه‌اي و برنامه ريزي عمومي دسته‌بندي مي‌شوند كه در اينجا منظور از برنامه ريزي، برنامه ريزي از نوع عمومي است. برنامه ریزی عمومي معمولاً تمام ديگر انواع برنامه ريزي را در خود دارد. برنامه ريزي را از جنبه افق زماني مي‌توان در قالب برنامه ريزي كوتاه‌مدت (برنامه ریزی عملياتي و تاكتيكي)، برنامه ريزي ميان‌مدت و برنامه ريزي بلندمدت دسته‌بندي نمود.

1)برنامه ریزی کوتاه مدت: هر شب پس از به پایان رساندن فعالیتهای روزانه و یا صبح زود قبل از آغاز ساعت کاریتان، یک برنامه کاری مختص آن روز بنویسید. در این برنامه زمانی، فهرست کارهایی که در آن روز قصد انجامش را دارید، به دقت و ترجیها بر روی یک برگه یا کارت کوچک بنویسید. این کارت را در تمام طول مدت روز همراه خود داشته باشید و هر بخشی از آن را که به انجام می رسانید، خط کوچکی بر روی آن بکشید.

نوشتن امور به این شیوه بر روی کاغذ نه تنها باعث می شود برای زمان خود برنامه ریزی داشته باشید بلکه در عمل باعث می شود که شما خودتان را ملزم به آنچه بر روی کاغذ به خودتان قول داده‌اید تا عمل نمایید، بکنید. مطمئنا بی توجهی به این برنامه بی احترامی به خودتان است!

2)برنامه ریزی میان مدت: حال لیست کوتاهی از رویدادهای عمده در هفته پیش رو‌ و مقدار زمانی که برای انجام هر کدام از آنها مورد نیاز است تهیه کنید. این رویدادها تنها به موارد مطالعه ای محدود نمی شوند. این رویدادها هفته به هفته تغییر می کنند و حتما باید برای هر هفته لیست جدیدی بنویسید. جمعه‌شب شاید بهترین زمان برای انجام این کار باشد.

3)برنامه ریزی بلند مدت: در این قسمت تنها به برنامه‌ریزی برای امور ثابت و بدون تغییر خود می پردازید. این امور تنها شامل وظایفی می‌شود که لازم است شما در دراز مدت و به طور هفتگی آنها را انجام دهید. مانند ساعات کاری، کلاسها، برنامه‌های مذهبی، جلسات و اموری از این قبیل.

برنامه ریزی استراتژیک:

بيشتر برنامه ریزیها براساس ديدگاه عقلايي، داراي شكل «آرمانها و اهداف ـ طرحها و اقدامات ـ منابع مورد نياز» مي‌باشند. در اين مدلها، ابتدا آرمانها و اهداف سازمان تبيين شده، سپس طرحها و اقدامات لازم تعيين و در نهايت منابع مورد نياز براي انجام برآورد مي‌گردند. تغيير در شرايط محيط، سياستها، نگرشها، ديدگاهها، ساختارها، نظامها و . . . عواملي هستند كه بر آرمانها و اهداف برنامه ريزي تأثير گذاشته و در نهايت باعث تغيير برنامه مي‌گردند. برنامه ريزي در شكل عقلايي فوق، ظرفيت و توانايي مقابله با چنين تغييراتي را نداشته و منجر به شكست مي‌گردد. اين شرايط موجب رشد اين تفكر شد كه در برنامه ريزي بايد بتوان مطابق با تغييرات، جهت حركت سازمان را تغيير داد و جهت و رفتار جديدي را در پيش گرفت. اين نگرش زمينه‌ساز ابداع برنامه ریزی استراتژیک شد. برخلاف برنامه ريزي سنتي كه در آن آرمانها و اهداف تعيين مي‌شوند هدف برنامه ريزي استراتژيك، تبيين و تدوين استراتژي است. بسته به نوع، تنوع و ماهيت تغييرات موجود در محيط مي‌توان تركيبي از برنامه ريزي سنتي و برنامه ریزی استراتژیک را بكار برد.

تعاريف مختلف و متفاوتي از استراتژي ارائه شده است. در اينجا تعريفي ارائه مي‌شود كه بتواند مفهوم آن را در برنامه ريزي استراتژيك مشخص نمايد. استراتژي برنامه، موضع، الگوي رفتاري، پرسپكتيو، سياست يا تصميمي است كه سمت و سوي ديدگاهها و جهت حركت سازمان را نشان مي‌دهد. استراتژي مي‌تواند تحت سطوح سازماني، وظايف و محدوده زماني متفاوت تعريف شود.

برنامه ريزي استراتژيك گونه‌اي از برنامه ريزي است كه در آن هدف، تعريف و تدوين استراتژيهاست. از آنجايي كه استراتژي مي‌تواند داراي عمر كوتاه يا بلند باشد برنامه ریزی استراتژیک مي‌تواند برنامه ريزي بلندمدت يا كوتاه‌مدت باشد اما متفاوت از آنهاست.

واژه «استراتژيك» معني هر آنچه را به استراتژي مربوط باشد در بردارد. واژه «استراتژي» از كلمه يوناني «استراتگوس» گرفته شده است كه به معناي رهبري است. برنامه ريزي استراتژيك كوششي است ساخت‌يافته براي اتخاذ تصميم‌هاي اساسي و انجام اعمالي كه ماهيت سازمان، نوع فعاليت‌ها و دليل انجام آن فعاليتها توسط سازمان را شكل داده و مسير مي‌بخشد. همانطور كه استراتژي نظامي پيروزي در جنگ است، برنامه ريزي استراتژیک نيز طرق انجام مأموريتهاي سازمان را دنبال مي‌كند.

مزایای برنامه ریزی استراتژیک:

برنامه ريزي استراتژيك داراي مزاياي زيادي است كه از جمله مي‌توان به موارد زير اشاره نمود:

1)قبل از پيش آمدن مشكلات احتمالي از وقوع آنها خبر مي‌دهد.

2)به علاقمند شدن مديران به سازمان كمك مي‌كند.

3)تغييرات را مشخص كرده و شرايط عكس‌العمل در برابر تغييرات را فراهم مي‌كند.

4)هر نيازي را كه براي تعريف مجدد سازمان ضروري است تعيين مي‌كند.

5)براي دستيابي به اهداف از پيش تعيين شده بستر مناسب ايجاد مي‌كند.

6)به مديران كمك مي‌كند كه درك روشن‌تري از سازمان داشته باشند.

7)شناخت فرصتهاي بازارهاي آينده را آسان‌تر مي‌سازد.

8)ديدي هدفمند از مسائل مديريت ارائه مي‌دهد.

9)قالبي براي بازنگري اجراي برنامه و كنترل فعاليتها ارائه مي‌دهد.

10) به مديران كمك مي‌كند كه تا در راستاي اهداف تعيين شده تصميمات اساسي را اتخاذ كنند.

11)به نحو مؤثرتري زمان و منابع را به فرصت‌هاي تعيين شده تخصيص مي‌دهد.

12)هماهنگي در اجراي تاكتيكهايي كه برنامه را به سرانجام مي‌رسانند بوجود مي‌آورد.

13)زمان و منابعي را كه بايد فداي تصحيح تصميمات نادرست و بدون ديد بلندمدت گردند، به حداقل مي‌رساند.

14)قالبي براي ارتباط داخلي بين كاركنان به وجود مي‌آورد.

15)ترتيب‌دهي اولويتها را در قالب زماني برنامه فراهم مي‌آورد.

16)مزيتي براي سازمان در مقابل رقيبان به دست مي‌دهد.

17)مبنايي براي تعيين مسئوليت افراد ارائه داده و به موجب آن افزايش انگيزش را باعث مي‌شود.

18)تفكر آينده‌نگر را تشويق مي‌كند.

19)براي داشتن يك روش هماهنگ، يكپارچه همراه با اشتياق لازم از سوي افراد سازمان در برخورد با مسائل و فرصتها، انگيزش ايجاد مي‌كند.

ویژگیهای برنامه ریزی استراتژیک:

فرايند برنامه ريزي استراتژيك اساساً فرايندي هماهنگ‌كننده بين منابع داخلي سازمان و فرصتهاي خارجي آن مي‌باشد. هدف اين فرايند نگريستن از درون «پنجره استراتژيك» و تعيين فرصتهايي است كه سازمان از آنها سود مي‌برد يا به آنها پاسخ مي‌دهد. بنابراين فرايند برنامه ریزی استراتژیک، يك فرايند مديريتي است شامل هماهنگي قابليتهاي سازمان با فرصتهاي موجود. اين فرصتها در طول زمان تعيين شده و براي سرمايه‌گذاري يا عدم سرمايه‌گذاري منابع سازمان روي آنها، مورد بررسي قرار مي‌گيرند. حوزه‌اي كه در آن تصميمات استراتژيك اتخاذ مي‌گردند شامل (1) محيط عملياتي سازمان، (2) مأموريت سازمان و (3) اهداف جامع سازمان مي‌باشد. برنامه ريزي استراتژيك فرايندي است كه اين عناصر را با يكديگر در نظر گرفته و گزينش گزينه‌هاي استراتژیک سازگار با اين سه عنصر را آسان مي‌سازد و سپس اين گزينه‌ها را بكار گرفته و ارزيابي مي‌كند.

بايد توجه داشت كه هر فرايند برنامه ريزي استراتژيك زماني باارزش است كه به تصميم‌گيرندگان اصلي كمك كند كه به صورت استراتژيك فكر كرده و عمل كنند. برنامه ريزي استراتژیک به خودي خود هدف نيست بلكه تنها مجموعه‌اي از مفاهيم است كه براي كمك به مديران در تصميم‌گيري استفاده مي‌شود. مي‌توان گفت كه اگر استراتژيك فكر كردن و عمل كردن در فرايند برنامه ریزی استراتژيك به صورت عادت درآيد، آنگاه فرايند مي‌تواند كنار گذاشته شود.

جدول برنامه ریزی خودکنترل اسکینری:

در اين نوشتار بر آنيم تا شما را با يکي از مؤثرترين روش هاي علمي و روان شناختي در برنامه ريزي درسي مبتني بر اصول رفتارگرايي بي.اف.اسکينر  (B.F.Skinner) آشنا کنيم. تمام تلاش خود را خواهم نمود تا بيشتر به جنبه هاي کاربردي اين روش بپردازم لکن براي عده اي از خوانندگان از قبيل مشاوران، معلمان،برنامه ريزان درسي و کليه کساني که به مباحث روان شناسي و تعليم و تربيت علاقه مندند؛ ذکر پاره اي از مباني علمي اين مقوله خالي از لطف نمي باشد:

اين روش برگرفته از روشهايي است که برای سنجش و درمان بسياری ازاختلالات رفتاری در برنامه های تغيير رفتار درمانی استفاده مي گردد.در روش نظارت شخصي (self-monitoring) يا ثبت شخصي(self-recording)يا خود کنترلي (self-control) درمان جو - که  در اينجا همان دانش آموز است- به مشاهده و ثبت رفتار خود مي پردازد.در واقع اين روش نوعي روش سنجش مستقيم رفتار توسط شخص رفتار کننده است. (در اينجا منظور از رفتار، مطالعه است.) با اين حال علت اينکه آن را در زمره روش هاي سنجش غيرمستقيم قرار مي دهند اين است که در آن درمانگر يا يک مشاهده گر آموزش ديده به مشاهده و ثبت رفتار مددجو نمي پردازد.

هنگامی که نتايج به دست آمده رضايت بخش نيست مي توان از تدابيري براي بهبود آن استفاده کرد. مثلاً به مددجو گفته شود کار ثبت رفتارش_در اينجا جدول برنامه ريزي هفتگي _ گاه به گاه بررسي خواهد شد.يا اينکه به وي براي ثبت دقيق رفتارش پاداش داد. در اين صورت دقت مشاهدات و ثبت رفتار در او افزايش مي يابد.

يکي از ويژگي هاي اين روش سنجش رفتاري اين است که به خودي خود موجب بهبود رفتار مي شود. در اينجا بهبود رفتار افزايش ساعات مطالعه و تقسيم درست فراواني آن ميان دروس مختلف است. همان طور که اگر شخص فربهي مرتباً ميزان مصرف کالري هاي روزانه خود را زير نظر بگيرد، اين عمل به خودي خود در کاهش وزن او مؤثر خواهد بود. به اين پديده واکنش پذيري (reactivity) مي گوئيم. يعني ابزار سنجش ،خود باعث بهبود رفتار گشته است. (براي مطالعه بيشتر به کتاب تغيير رفتار و رفتار درماني: نظريه ها و روش ها،تاليف دکتر علي اکبر سيف ،نشر دوران مراجعه کنيد.)

چگونگي استفاده از جدول: همانطور که نمونه اي از جدول را در ذيل مشاهده مي کنيد.سطر هاي اين جدول شامل دروس عمومي و اختصاصي شما و ستونها شامل ستون پيش بيني، روزهاي هفته و ستون هاي جمع مي باشد. شما می توانيد نمونه قابل چاپ جدول را دراینجا ببینید.

اکنون به شرح بخش هاي مختلف جدول خواهم پرداخت:

ستون دروس: اين ستوني است که شما نام دروس مورد مطالعه در رشته خودتان را خواهيد نوشتبراي نمونه من دروس مر بوط به رشته رياضي را نوشته ام.

ستون پيش بيني: در ابتدا ي هفته با توجه به شناختي که از خود در هفته هاي گذشته کسب کرده ايد و برنامه اي که پيش رو داريد پيش بيني مي کنيد که هر درس را چقدر بخوانيد.توجه داشته باشيد که اين عدد نه زياد آرماني باشد که دست نايافتني باشد و نه خيلي دست پائين که شما را براي بهبود رفتار مطالعه تحريک نکند.

ستون هاي ايام هفته: در اين خانه ها شما ميزان مطالعه خود را پس از پايان آن يادداشت مي کنيد.مثلاً اگر شنبه 1:30 ساعت شيمي خوانده ايد ، 3 ساعت حسابان و 2 ساعت زبان آنها را مانند نمونه يادداشت کنيد. اين اعداد را مي توانيد با دورنگ به تفکيک نوع مطالعه (تستي / تشريحي) يادداشت کنيد.

ستون جمع تفکيکي: در اين ستون کل مطالعه يک درس در طول هفته به تفکيک نوع مطالعه يادداشت مي شود.اکنون که 9 ماه تا کنکور مانده است نسبت مطالعه تشريحي به تستي بايد حدوداً 3 به 1 باشد و هرچه به کنکور نزديکتر مي شويم اين نسبت به نسبت 1 به 1 نزديک تر گردد.

ستون جمع کل: اين ستون حاصل جمع ساعات مطالعه تستي و مطالعه تشريحي است که در ستون قبل نوشته ايد.

ستون معلم و کلاس: در اين ستون ساعات شرکت در کلاس هاي آموزشگاه و يا تدريس خصوصي خود را بنويسيد.

البته توصيه مي گردد که بيش از دو نيم روز خود را براي اين کار اختصاص ندهيد.

ستون نمره تراز: براي داوطلباني که در آزمون هاي آزمايشي شرکت مي کنند لازم است تا نمره تراز خود را در دروس مختلف پس از گرفتن کارنامه مربوط به آن هفته يادداشت کنند.اين به شما کمک مي کند تا بفهميد که در چه درسي بايد بيشتر مطالعه کنيد و نقاط ضعف و قوتتان کجاست.

معمولاً داوطلبان به درسي بيشتر علاقه دارند و بيشتر مطالعه مي کنند لذا نمره بهتري مي گيرند و باز چنين نتيجه مي گيرند که در اين درس امکان پيشرفت بيشتري دارند.اما واقعيت چنين است که ستون نمره تراز و جمع کل است که مبناي تصميم گيري شما براي هفته آينده خواهد بود.

سطر جمع کل: اين سطر نشان مي دهد که در چه روزي چه ميزان مطالعه داشته ايد مسلماً ساعات مطالعه در روزهاي تعطيل براي دانش آموزان بايد بيشتر از روزهايي باشد که به مدرسه مي روند.

سطر فوق برنامه: ما به هيچ وجه اعتقاد نداريم که داوطلبان کنکور بايد زندگي خود را تعطيل کرده و فقط درس بخوانند؛ بلکه اين مهم است که بدانند هدف آنها قبولي در کنکور است و هر چه در اين راستا به آنها کمک نمايد به همين دليل بقيه فعاليت ها فرعي است و بايد کنترل شود. لذا در اين ستون ساعات رفتن به باشگاه،کلاس موسيقي و... را يادداشت کنيد.به مرور خواهيد ديد که چه رابطه اي بين اين عدد و پيشرفت درسي شما وجود دارد.

سطر خواب : ساعات خواب خود را نيز بنويسيد.باز هم مي گويم اين توصيه ناشيانه است که بگوئيم از خواب خود کم کنيد تا بيشتر مطالعه کنيد چرا که کيفيت مطالعه شما نيز افت خواهد کرد.براي افرادي در سنين شما با فعاليت متوسط ،روزانه 6-8 ساعت خواب کفايت مي کند که مي تواند خواب شب يا خواب وسط روز باشد. سعي کنيد به جاي اينکه شب بيدار بمانيد و درس بخوانيد صبح ها زودتر بيدار شويد.

سطر تلويزيون: اين سطر شامل ساعات تماشاي تلويزيون و استفاده از رايانه مي گردد.به هيچ وجه جمع کل هفته در اين ستون نبايد دورقمي شود.اين را بدانيد که هر يک ساعت مشاهده تلويزيون يا مونيتور نه تنها يک ساعت از وقت مفيد شما را هدر مي دهد بلکه به اندازه نيم ساعت هم شما را خسته مي کند.

توصيه ما اين است که برنامه ها را به کمک جداول موجود در روزنامه جام جم يا سايت صدا و سيما انتخاب کرده و يک يا دو برنامه را مشاهده کنيد.مثلاً يکشنبه ها ساعت 23:15 شبکه سه فوتبال سري A باشگاه هاي ايتاليا و يا هرشب اخبار ساعت 21 شبکه يک و يا... .

خانه قرمز رنگ: اين خانه مجموع ساعات مطالعه و به عبارتي خلاصه کار هفتگي شما را نشان مي دهد.عدد مندرج در اين خانه خوب است بين 40 تا 60 ساعت باشد.
در يادداشت هاي آينده در مورد ويژگي هاي اين جدول بيشتر خواهم نوشت.

منابع:

سايت شرکت توسعه خدمات مديريت بهار

www.bahar.co.ir

www.ucc.vt.edu/stdysk/htimesug.html

www.fekreno.org