اولين قدم برای استفاده از اکسس ( و البته هر برنامه ديگری )، اجرای آن است. می توانيد آنرا از منوی start ويندوز، shortcutی که احتمالا روی صفحه ويندوز وجود دارد يا هر ميانبر ديگری که از آن ساخته شده است اجرا کنيد.
برای اجرای آن از منوی start از مسير programs \ Microsoft Office \ Microsoft Office Access استفاده کنيد. در اين صفحه که صفحه اصلی Access است، می توانيد يک بانک اطلاعاتی موجود را باز کنيد، يک بانک اطلاعاتی جديد بسازيد يا از راهنمای برنامه استفاده کنيد.
نکته :وقتی برای اولين بار اکسس را اجرا می کنيد پنجره خاصی در سمت راست باز می شود که قاب وظايف نام دارد. با استفاده از اين صفحه می توانيد به راحتی فايلهايی را که قبلا باز شده اند دوباره باز کنيد، يک بانک اطلاعاتی جديد بسازيد يا به بانکهای اطلاعاتی مختلفی که در کامپيوتر شما يا در شبکه وجود دارند دسترسی پيدا کنيد. در واقع اين پنجره، مجموعه ای از ميانبرها برای کارهای رايج در اکسس است که ممکن است کارتان را راحت کند. در عين حال، تمام اين کارها توسط منوها نيز قابل انجام هستند و ممکن است ترجيح دهيد به جای اختصاص قسمتی از صفحه کار خود به اين پنجره، آنرا ببنديد.
باز کردن يک بانک اطلاعاتی موجود
بعد از اجرای اکسس می توانيد بانکهای اطلاعاتی را باز کنيد. يک بانک اطلاعاتی، يک بانک يکه است که تمام اشياء، مانند جدولها، پرس و جوها، فرم ها و گزارشها را در خود دارد. اين فايل در کامپيوتر شما يا در شبکه ذخيره شده است.
برای باز کردن يک بانک اطلاعاتی می توانيد از ميانبرهای موجود در پنجره توضيح داده شده در نکته قبلی يا منوهای اصلی برنامه استفاده کنيد. برای روش اول:
1. بر روی دکمه More… که در زير قسمت Open قرار دارد کليک کنيد.
2. در صورت لزوم با استفاده از فهرست کشويی Look In که در بالای پنجره وجود دارد، می توانيد مسير را تغيير داده، به پارتيشن ديگری از هارد يا جای ديگری از شبکه برويد.
3. بر روی نام پرونده مورد نظر خود کليک کنيد.
4. دکمه Open را بزنيد.
برای باز کردن بانکی که به تازگی باز شده است از طريق پنجره اوليه بانک به صورت زير عمل کنيد:
1. بانک مورد نظر را در بين بانکهای ليست شده پيدا کنيد.
2. بر روی آن کليک کنيد تا باز شود.
برای باز کردن بانک موجود، از منوها نيز به صورت زير استفاده کنيد:
1. File | Open را اجرا کنيد تا پنجره آن باز شود.
2. در صورت نياز از کادر کشويی Look In محل ديگری را در هارد انتخاب کنيد.
3. بر روی پرونده مورد نظر کليک کنيد تا انتخاب شود.
4. دکمه Open را بزنيد تا بانک باز شود.
برای باز کردن بانکی که به تازگی باز شده است نيز می توانيد از منوها به صورت زير استفاده کنيد:
1. منوی فايل را باز کنيد.
2. بانک مورد نظر را در ليست بانکهای به تازگی باز شده که در پايين منو قرار دارند، پيدا کنيد.
3. بر روی نام بانک کليک کنيد تا باز شود.
توجه : در هر زمان می توانيد يک پرونده باز داشته باشيد. هنگاميکه پرونده ديگری را باز می کنيد، اکسس پرونده قبلی را می بندد. البته نگران نباشيد، اگر برنامه خود را ذخيره نکرده باشيد، پيش از بستن آن از شما می پرسد که مايل به ذخيره آن پرونده هستيد يا خير. با زدن Yes برنامه ذخيره می شود، با زدن NO از تغييرات چشم پوشی می شود و به پرونده قديم خود باز گردانده می شويد ( بدون اينکه پرونده قديمی ذخيره شود ).
نکته: در کادر مکالمه Open می توانيد با زدن دکمه My Recent Documents فهرست آخرين پرونده های باز شد را ببينيد. زدن دکمه های My Computer، My Documents، Desktop و My Network Places نيز ميانبرهايی برای هدايت شما به محلهای نام برده شده هستند.
ميز کار اکسس
ميز کار اکسس دارای يک نوار عنوان، يک نوار منو، يک يا چند نوار ابزار و پنجره اصلی بانک اطلاعاتی است.
توجه: منوها و نوار ابزارها با توجه به موقعيتی که در آن قرار داريد تغيير می کنند. به عنوان مثال وقتی در حال کار بر روی يک جدول هستيد، نوار ابزارهای مخصوص کار با جدول ظاهر می شوند و زمانی که در حال طراحی فرم هستيد، نوار ابزارهای مخصوص فرم.
پنجره اصلی بانک اطلاعاتی
زمانی که يک بانک اطلاعاتی را باز کنيد پنجره اصلی بانک اطلاعاتی ظاهر می شود. در اين پنجره که در ميز کار اکسس قرار دارد، قسمتهايی برای مجموعه های مختلف اشيای موجود در اکسس در نظر گرفته شده است. دکمه ها و اشيای اين پنجره نيز به کاری که در حال انجامش هستيد بستگی دارند.جدول زیر اين دکمه ها و اشياء را ارائه داده است و کارهايی که انجام می دهند را به طور خلاصه توضيح می دهد.
Open شیء انتخاب شده را باز می کند.
Design امکان تغيير طرح شیء را می دهد.
New يک شیء جديد را بنا بر نوع شیء باز می کند.
Tables ليست جدولهای موجود در بانک اطلاعاتی را نشان
می دهد. هر جدول، اطلاعات مربوط به موضوع
خاصی را در بر می گيرد.
Queries پرس و جو های موجود در بانک اطلاعاتی را ليست
می کند.
Forms فرم های موجود در بانک اطلاعاتی را ليست
می کند در هر فرم می توان داده های مورد نظر
را اضافه، حذف يا ويرايش نمود.
Reports گزارشهای بانک اطلاعاتی را ليست می کند. با
استفاده از هرگزارش می توان داده های موجود
در جداول را با قالب مورد نظر به چاپگر فرستاد.
Pages صفحه های دسترسی داده را ليست می کند.
توسط اين صفحه ها می توان با بانک اطلاعاتی از
طريق اينترنت يا اينترانت کار کرد.
Macros ماکروهای بانک اطلاعاتی را ليست می کند.
با استفاده از ماکروها می توانيد کارهای بانک
اطلاعاتی را خودکار کنيد.
Modules ماژول های برنامه را ليست می کند.
Groups/Favorites به شما امکان ايجاد ليستی از اشيايی که زياد
با آنها سر و کار داريد را می دهد.
نمايی از اجرای بانک اطلاعاتی
همانطور که پيش از اين گفته شد، جدولها، پرس و جوها، گزارش ها، صفحه های دسترسی داده، ماکروها و ماژول ها مجموعه ای هستند که يک بانک اطلاعاتی اکسس را می سازند. هر کدام از اين اشياء کارکرد خاصی دارد که در ادامه توضيح داده می شود.
جدول: انبار داده
جدولها نقطه شروع يک برنامه اکسس هستند. چه بانک اطلاعاتی شما در بانک اکسس باشد و چه غير مستقيم از طريق اين جدول در سروری قرار گرفته باشند، تمام اشيای ديگر برنامه از همين طريق، يعنی جدولها، با آنها کار می کنند.
برای اينکه تمام جدولهای يک بانک اطلاعاتی را ببينيد، بر روی دکمه Tables در ليست اشيا (Objects) کليک کنيد. ممکن است برخی از جدولها مخفی باشند، در اينصورت در ليست نمايش داده نمی شوند. مگر اينکه در کادر مکالمه Options، قسمت View، گزينه Hidden Objects را فعال کنيد. اگر می خواهيد داده های يک جدول که نامش در ليست نشان داده شده است را ببينيد، دوبار روی آن کليک کنيد ( همچنين می توانيد جدولی را انتخاب کنيد و سپس بر روی دکمه Open کليک کنيد ). اکسس داده های جدول را همرا با تمام فيلدهای رکوردها در برگه داده ای نشان می دهد . می توانيد بسياری از خصوصيات اين برگه داده را تغيير دهيد، داده های درون آن را فيلتر کنيد يا در آن داده خاصی را جستجو کنيد. اگر جدول با جدول ديگری ارتباط داشته باشد، می توانيد داده های جدول دوم را به صورت زير داده هايی برای جدول اول ببينيد و در صورت تمايل آنها را باز يا بسته کنيد.
يک کاربر حرفه ای معمولا دوست دارد از طراحی جدول با خبر باشد. برای نمايش طراحی يک جدول می توانيد دکمه Design را برای جدول مورد نظر بزنيد. در صفحه Design می توانيد نام فيلدها، نوع داده ها و خصوصيات فيلدها و جدول را تغيير دهيد.
ارتباطها : متصل کردن جدولها به يکديگر
برای ساده کردن برنامه و افزايش کارايی آن، لازم است که ارتباطهايی بين جداول تعيين کنيد. برای اينکار بايد از پنجره Relationships استفاده کنيد. برای باز کردن اين پنجره بايد در پنجره Database از منوی Tools گزينه Relationships را انتخاب کنيد، يا بر روی دکمه Relationships در نوار ابزار کليک کنيد. در اين پنجره می توانيد ارتباطهايی که در بانک اطلاعاتی وجود دارد را ببينيد. در اين قسمت نيز ممکن است بعضی روابط مخفی باشند؛ برای نمايش آنها بايستی از قسمت Relationships گزينه Show All را فعال کنيد.
توجه کنيد که در اکثر روابط موجود، در يک سر خط ارتباطی عدد 1 وجود دارد. اين نماد نشان دهنده يک ارتباط "يک به چند" در بين جدولهاست. اگر بر روی يکی از خطهای ارتباطی دوبار کليک کنيد، کادر مکالمه Edit Relationships ظاهر می شود. در اين قسمت می توانيد نوع ارتباط را دقيقا مشخص کنيد.
بستن يک بانک اطلاعاتی اکسس
بستن يک بانک اطلاعاتی، يعنی يک پرونده اکسس، بسيار ساده است؛ کافيست گزينه Close از منوی File را انتخاب کنيد. کليد ميانبر Ctrl + F4 نيز در اکثر برنامه های تحت ويندوز کار مشابهی انجام می دهند؛ در کنار ميانبر هم خانواده اش، Alt + F4 که کل برنامه را می بندد. اگر اشيايی را تغيير داده باشيد، اکسس پيش از بستن پرونده از شما می پرسد که مايل هستيد آنها را ذخيره کنيد يا خير.
نظرات 0
شما هم میتوانید در این مورد نظر دهید