هیچ كس نمی تواند اهمیت ارتباط صحیح با رئیس را انكار كند. اگر بلد نباشید با رئیس خود درست صحبت كنید، ممكن است به رغم همه توانمندی های خود از كار بیكار شوید. هر رئیسی هم قلق خاص خودش را دارد. مثلا رئیس شركتی را درنظر بگیرید كه دوست دارد همه به او بگویند، آقای فلانی. او از اینكه كسی با اسم كوچك صدایش كند یا به او بگوید: « آقای رئیس » بدش می آید. حالا كسی پیدا شده كه جلوی جمع رئیس را با نام كوچك صدا می زند و جلوی جمع به كتفش می زند و می گوید: « چطوری رئیس! » حتی اگر شما آدم بدبینی هم نباشید، متوجه می شوید كه شغل این آدم به شدت در خطر است.
اگر مدتی بعد شنیدید كه فرد مورد نظر اخراج شده یا تنزل درجه یافته یا به جای ارتقای درجه به جای دیگری سنگ قلاب شده است، تعجب نكنید. شما ممكن است بد لباس و ژولیده باشید اما بدون مشكل به كارتان برسید، ممكن است با زیردستان خود خیلی خوش رفتار نباشید اما مشكلی برایتان پیش نیاید، دیر سر كار بیایید و تنبل باشید اما به دردسر نیفتید، اما اگر نتوانید با رئیس خود ارتباط مناسبی برقرار كنید، قطعا دچار مشكل خواهید شد.
قانون شماره 1 : هدف داشته باشید
روسا اصولا از وراجی بدشان می آید مگر اینكه قرار باشد خودشان این كار را بكنند. هر مكالمه و ارتباطی كه با رئیس خود دارید باید هدفمند باشد. هدف مكالمه شما چیست؟ چقدر باید طول بكشد؟ آیا اصلا باید این مكالمه انجام شود؟
متوجه این نكته باشید:
شما هستید كه مكالمه را اداره می كنید. شاید رئیس شما مشغول درددل كردن باشد اما این شما هستید كه محتوا را مشخص می كنید و ساختار گفت و گو را پایه ریزی می كنید، بنابراین وقت او را بیهوده هدر ندهید. حتی اگر در فواصل بین مكالمه او حرف بزند و حرف های بی ربط می زند، باز هم احتمالا اعتقاد دارد وقت او بیشتر از وقت شما ارزش دارد، بنابراین وقت او را به شكلی هوشمندانه بگیرید و كوتاه، مختصر و موثر صحبت كنید.
وقتی هم حرفتان تمام شد، فورا از اتاق بیرون بروید چون قرار است آدم پرمشغله ای باشید.
البته اگر رئیس شما خواست بمانید و با هم درد دل كنید، این كار را انجام دهید اشكالی هم ندارد. ولی كاملا مراقب باشید كه پا را از گلیمتان درازتر نكنید. در عین صحبت های حتی صمیمانه به یاد داشته باشید او رئیس است.
قانون شماره 2 : وقت جلسه با ظرافت رفتار كنید
شاید فكر كنید، ماجرا خیلی ساده است اما اینطور نیست. جلسه با رئیس در حضور سایر كارمندان شاید به نظر امری رایج و كسالت آور باشد اما شما می توانید با رعایت برخی نكات ساده هم فضای خوبی در جلسه حاكم كنید و هم خودتان از مزایای جلسه با رئیس بهره مند شوید.
نکته اول :
سعی كنید روی رئیس تاثیر مثبت بگذارید. بی دلیل خودتان را بزرگ نكنید و شلوغ بازی در نیاورید. فقط سعی كنید امكانات و توانایی های خود را شناخته و به موقع آنها را در جلسه ارائه كنید.
نکته دوم :
اگر لازم بود در حد معقول و ملایم همكاران خود را تشویق و از رقبای خود انتقاد كنید. سومین نكته اینكه سعی كنید ملایم و محترم رفتار كنید.
نكته سوم :
اگر می دانید قرار است یكی از افراد حاضر در جلسه جایگزین رئیس شود، بی دلیل او را با خودتان بد نكنید.
نكته چهارم :
اگر موقعیتش پیش آمد از جملات بامزه و طنزآمیز استفاده كنید. جلسات اداری معمولا كسالت آور هستند و همه را خسته می كنند. گفتن كلمات طنز آمیز همه از جمله رئیس راسرحال می آورد. یادتان باشد جلسات خوب، كوتاه و متمركز هستند و همه هم نسبت به شما احساس خوبی خواهند داشت. یادتان باشد بهترین جلسه زمانی است كه شما (فارغ از اینكه درباره چه چیزی باشد) وقتی از آن بیرون می آیید بیشتر از زمانی كه وارد آن شده اید، احساس قدرت كنید.
قانون شماره 3 : حواستان به ایمیل و اس ام اس باشد
در حال حاضر مردم به شكلی افراطی از لوازم الكترونیكی برای برقراری ارتباط با یكدیگر استفاده می كنند حتی با رئیس خود. در مواردی كه كار مهمی دارید، هیچ چیز جای ملاقات چهره به چهره را نمی گیرد اما در عین حال می توان از ایمیل و اس ام اس هم برای انجام برخی كارهای شغلی استفاده كرد.
ایمیل می تواند برای شما كاركرد وسیله ای را داشته باشد كه با كمك آن بتوانید در زمینه ای كاملا خاص و متمركز (نه موارد كلی و جامع ) تصمیم گیری كنید یا از تصمیم كسی مطلع شوید. كار دیگر اینكه اخبار مرتبط با كار خود را به همكاران اطلاع دهید. اس ام اس هم دقیقا چنین كاربردی دارد. شما چه در ایمیل چه در اس ام اس باید كوتاه و مختصر و مفید بنویسید. مثل این مورد: ملاقات با فلانی به خوبی پیش رفت. فردا قرارداد امضا می كنیم. اگر موردی بود به من اطلاع دهید.
این اس ام اس یا ایمیل عالی است اما همین را می توان به شكل احمقانه ای اینطور نوشت: امروز ساعت 10 با آقای فلانی از شركت ... در طبقه. .. قرار ملاقات داشتیم. ملاقات ساعت 10 و نیم آغاز شد. مذاكرات درباره همكاری در زمینه... و این نوشته می تواند به راحتی اعصاب رئیس را به هم بریزد. بحث تصمیم گیری هم كاربرد مهمی است. بسیاری از كاركنان در هر دقیقه از روز كاری باید تصمیماتی بگیرند كه نیاز به مشاوره و دستور مستقیم رئیس یا در مواردی چراغ سبز او دارد.
در این شرایط گاهی ایمیل و اس ام اس حتی بهتر از تلفن زدن یا ملاقات رودرروست. فقط یادتان باشد در این شرایط باید طوری متن را بنویسید كه فقط به بله یا خیر رئیس احتیاج داشته باشید نه اینكه شرحی پر طول و تفسیر بنویسید كه از حوصله خارج باشد. یك نكته فرعی اینكه تا حد امكان از فرستادن ایمیل و اس ام اس های غیركاری و به اصطلاح فورواردی به رئیس خودداری كنید. همین كار كه شاید زمانی بامزه به نظر برسد، ممكن است در آینده به ضررتان تمام شود.
قانون شماره 4 : خبر بد را درست منتقل كنید
كسانی كه روابط عمومی خوبی دارند به خوبی می دانند چطور تعداد زیادی از اخبار بد و منفی را كه خودشان هم در وقوع آن نقش دارند به دیگران و حتی رئیس انتقال بدهند بدون اینكه برای خودشان وجهه بدی ایجاد شود. البته بسیاری از افراد هم هستند كه به هر ترتیب ممكن از رساندن اخبار بد به رئیس طفره می روند. یادتان باشد گفتن برخی اخبار به رئیس كه می تواند باعث ناراحتی و عصبانیت او شود، درنهایت باعث می شود او بداند شما فرد با انگیزه و متعهدی هستید و از او نمی ترسید. بله، رئیس شما ممكن است داد و بیداد كند و با شما خوب برخورد نكند اما معمولا روسا بعدا از حامل خبر ناگوار عذرخواهی می كنند به خصوص اگر او تقصیركار نباشد. اگر چنین اتفاقی افتاد بدانید، كار خود را درست انجام داده اید. به هرحال یادتان باشد وقتی خبر بدی را منتقل می كنید به خصوص اگر شما هم در ماجرا مقصر هستید حتما مراتب ناراحتی و تاسف خود را هم به رئیس بگویید
قانون شماره 5 : بیشتر از دهان، گوشتان را باز كنید
یادتان باشد همیشه همه آدم ها دوست دارند در یك مكالمه طرف مقابل بیشتر از آنكه حرف بزند به حرفشان گوش دهد. روسا كه جای خود دارند. بسیاری از مردم اعتقاد دارند آنهایی كه شنونده های خوبی هستند، روابط عمومی بهتری دارند، بنابراین بنشینید و گوش كنید. بیشتر از آنكه جواب دهید، سؤال مطرح كنید تا رئیس بیشتر حرف بزند. در انتها رئیس به این نتیجه می رسد كه چقدر از گفت وگو با شما لذت می برد. فقط یك نكته یادتان باشد. حین گفت وگوهای غیركاری با رئیس، اصلا حرف از پول نزنید مگر اینكه خودش از شما درباره آن بپرسد.
قانون شماره 6 : برای ماندن برنامه ریزی كنید
اگر وقتی كسی وارد اتاق می شود شما كماكان در حال تایپ هستید، یعنی علاقه ای به طرف مقابل ندارید و برای او اهمیتی قائل نیستید. زبان بدن body language یك روش ارتباطی بسیار قدرتمند است. وقتی كسی وارد اتاق می شود، حال هر كسی كه باشد، اگر شما به او توجه نشان دهید، ادب و شخصیت خود را نشان داده اید به خصوص اگر این فرد رئیس باشد، تاثیر خوبی هم روی او خواهید گذاشت.
اگر زندگی شخصی شما بیش از حد شخصی است، یعنی شما چیزی را مخفی می كنید.
در میان گذاشتن همه چیز با دیگران كار اشتباهی است اما اینكه همكاران شما درباره برخی اتفاقات مهم زندگی شما بی اطلاع باشند، ناخوشایند است. مثلا اینكه ندانند هفته دیگر نامزدی شماست یا به زودی قرار است بچه دار شوید، صورت جالبی ندارد. درمیان گذاشتن مواردی از این دست با همكاران به برقراری ارتباط بهتر در محل كار كمك خواهد كرد.
اگر دفتر شما خیلی خشك است، یعنی شما تصور نمی كنید در این دفتر و شغل باقی بمانید، بنابراین دست به دكوراسیون و اسباب و اثاثیه نمی زنید
اگر رئیس شما وارد یك دفتر خالی و بدون تزیینات شود، این خشكی و خالی بودن را مد نظر قرار می دهد. در ضمن برقراری ارتباط با شما برای او سخت می شود. طوری دفتر كارتان را تزیین كنید، انگار كه می خواهید. مدت ها در آن اتاق کار کنید.