اولویت بندی کارهای روزانه یکی از عبارات متداول مدیران و افراد موفق است. برای اینکه بتوانید از ۲۴ ساعت شبانه‌روز به بهترین شکل ممکن استفاده کنید باید اصول و قواعد برنامه‌ریزی درست را بدانید. قدرت اولویت بندی کارها و برنامه‌های مختلف در طول روز باعث می‌شود در مدت‌زمانی بسیار کم‌تر از آنچه حتی فکرش را می‌کنید، تغییراتی بزرگ و چشم‌گیر در زندگی‌تان به وجود بیاید. یادتان باشد که نظم و قانون همیشه یکی از مهم‌ترین کلیدهای گشودن دروازه پیشرفت است. پس اگر به دنبال این هستید که نهایت استفاده را از روزتان ببرید، این مقاله را تا انتها مطالعه بفرمایید:

 اولویت بندی کارهای روزانه را جدی بگیرید!

گاهی‌اوقات شروع و دست به کار شدن برای به کارگیری برخی قواعد تازه، کمی سخت و دشوار به نظر می‌رسد. اما کافی است کمی همت و تلاش به خرج داده و با صرف چند دقیقه کوتاه ولی مؤثر، روند انجام امور مختلف در زندگی تان را دگرگون کنید. واقعیت این است که با دانستن شیوه استفاده مناسب از لحظات و دقایق، امکان انجام کارهای بیشتری در مدت زمان کمتر برایتان به وجود می‌آید.

رشد و پیشرفت شغلی شما، موفقیت در مدیریت زندگی خانوادگی و رسیدگی به تفریح و استراحت در زندگی روزانه، تنها در صورتی میسر می‌شود که اولویت بندی کارهای روزانه را یاد بگیرید. اما چگونه؟ روش‌هایی وجود دارد که به کمک آنها سرعت انجام کارهای مختلف ۱۰ برابر بیشتر خواهد شد. این روش‌ها چیست و چگونه می‌توان در به کارگیری آنها مسلط شد؟

اولویت بندی کارهای روزانه به کمک روش  سنجش و مقیاس را یاد بگیرید!

وقتی کارهای رنکارنگ و مسئولیت‌های مختلفی وجود دارد و کمرتان زیر فشارها و ضرب‌الاجل‌های جورواجور خم شده است؛ لزوم برنامه‌ریزی مؤثر و اولویت بندی کارهای روزانه بیش از هر زمان دیگری جلوه می‌کند. اگر نتوانید اوضاع را به شکلی مرتب و بهینه، سرو سامان بدهید؛ در پایان هر روز به شدت خسته خواهید بود. این خستگی ناشی از دویدن‌ها و تلاش‌هایی است که تمام زمان و انرژی‌تان را بلعیده‌اند اما نتایجی درخور آنچه که باید و شاید به همراه نداشته‌اند.

اگر فکری به حال این اوضاع نکنید، فشار کاری باعث فرسودگی شغلی و خستگی مدام در زندگی روزانه‌تان می‌شود. بدتر این است که تمام این تلاش‌های سرسام‌آور منجر به رشد، پیشرفت و نتایج دلخواه‌تان نمی‌شوند. اگر شما نیز چنین وضعیتی را تجربه می‌کنید، استفاده از «روش  سنجش و مقیاس» برایتان به شدت توصیه می‌شود. با این روش می‌توانید افرایش بهره‌وری در امور روزانه را به شکل محسوسی مشاهده کنید. قبل از اینکه دقیق‌تر با این روش آشنا بشوید، توجه شما به چند مورد از دستاوردهای این روش شگفت‌انگیز جلب می‌شود:

• روش سنجش و مقیاس به شما کمک می‌کند تا ۳ برابر بیشتر از قبل، خلاق و نوآور شوید.

• روش سنجش و مقیاس باعث می‌شود تا وظایف و مسئولیت‌هایتان را درست، سر وقت انجام و تحویل دهید.

• روش سنجش و مقیاس، دقت و سرعت شما را به طرز عجیبی بالا می‌برد.

حتما دوست دارید که سریع‌‌تر با این روش خارق‌العاده آشنا شوید!

 دقیقه را برای برنامه‌ریزی کنار بگذارید!

اگر قصد دارید بهره‌وری را در انجام فعالیت‌های روزانه خود به بیشترین مقدار ممکن برسانید باید به اهمیت زیاد برنامه‌ریزی واقف باشید. برنامه‌ریزی و اولویت بندی کارهای روزانه، قبل از شروع فعالیت‌ها نقش مهمی در پیشبرد اهداف‌تان دارد. اما لازم به ذکر است که برنامه‌ریزی و اولویت بندی کارهای مختلف نیز مانند هر امر دیگری مستلزمِ رعایت تعادل است. به عبارت دیگر، جزئی کردن بیش از حد برنامه‌ها نیز می‌تواند موجب تحلیل رفتن انرژی شده و شما را از اصل و رسیدن به نیات مهم‌تان دور نگه دارد. اگر توجه به جزئیات بی‌مورد را کنار نگذارید، ممکن است در انجام مراحل اولیه برنامه اسیر بشوید و گام‌های‌تان در همان پله‌های نخست، بی‌حاصل و بی‌نتیجه بشود.

پس برای شروع برنامه‌ریزی و الویت بندی امور مختلف روزانه‌تان، زمانی کوتاه اما مفید در نظر بگیرید. ۱۰ تا ۱۵ دقیقه برای تنظیم برنامه، کافی به نظر می‌رسد. مدت زمان برنامه‌ریزی باید قدری باشد که بتوانید در آن به درستی بیاندیشید و کارها و مسئولیت‌هایتان را طبقه‌بندی کنید. از این زمان برای موارد زیر کمک بگیرید:

• چشم‌اندازی کلان و کلی داشته باشید.

• به برنامه و اهداف اخیر خود دقت کنید.

• وظایف و کارهای مؤثر در رسیدن به اهداف را شناسایی نمایید.

وظایف مختلف و اهدافتان را با هم هماهنگ کنید!

این بخش، مهم‌ترین قسمت در استفاده از روش برنامه‌ریزی سنجش و مقیاس است. برای ایجاد هماهنگی میان وظایف مختلف خود و اهدافی که در سر دارید، لازم است به هر یک از مسئولیت‌های خود نگاهی دقیق بیاندازید و بنا به اهمیتی که دارند،‌ آن‌ها را اولویت‌بندی کنید. طبقه‌بندی وظایف بر اساس درجه اهمیتشان بسیار مهم است. درجه‌بندی و اولویت‌بندی کارهای روزانه باید براساس مزایا و هزینه‌هایی که هر یک به همراه دارند، صورت بگیرد.

منظور از هزینه‌ها، میزان تلاش و زحمتی است که هر کاری به شما تحمیل می‌کند. برای مثال باید بدانید که انجام هر یک از وظایفتان چه میزان انرژی، پول، زمان و … از شما می‌گیرد. منظور از مزایا نیز این است که هر یک از کارهایی که باید در طول روز انجام داده و در برنامه‌ریزی روزانه خود لحاظ کنید تا چه اندازه شما را به اهداف اصلی‌تان نزدیک می‌کند.

برای اینکه دید دقیق‌تر و بهتری نسبت به روند کاری روش سنجش و مقیاس پیدا کنید، توجه به الگوهای ترکیبی زیر، خالی از لطف نخواهد بود:

هزینه کم + مزیت زیاد:

این دسته از کارها را باید در ابتدا انجام داد. یعنی قبل از هر کار دیگری باید به سراغ آن‌ها رفت زیرا ساده‌تر هستند و در رسیدن به اهداف به شما کمک شایانی می‌کنند. آگاهی از اهمیت برنامه‌ریزی و اولویت بندی کارها باعث می‌شود تا فشارها و استرس‌های زندگی پر سرعت امروزی کمتر شود. بسیاری از بزرگان و شخصیت‌های علمی و مذهبی نیز بر اهمیت امر اولویت‌بندی برنامه‌ها تأکید داشته‌اند.

ناپلئون هیل می‌گوید: « وقتی با شکست روبرو می شوی آن را به عنوان نشانه ای بپذیر که نشان می دهد برنامه هایت کامل نبوده اند، سپس از نو برنامه ریزی کن و دوباره به سمت هدفت حرکت کن».

هزینه زیاد + مزیت زیاد:

اموری که هزینه بالایی دارند به بخش های کوچکتر تقسیم کنید. به عبارت دقیق‌تر، بهتر است کارهایی که پرهزینه هستند را به بخش‌هایی تجزیه کنید که انجام دادن آن‌ها کم‌تر از یک ساعت زمان نیاز دارد. سپس کارهای تقسیم‌بندی شده را بررسی و بنا به اهمیت هر بخش، آنها را اولویت‌بندی نمایید.

مثلا اگر قرار است برای برگزاری جشن و رویدادی بزرگ برنامه ‌ریزی کنید؛ تفکیک برنامه‌ها و قسمت‌بندی امور مختلف به شما کمک خواهد کرد. پس ابتدا لازم است تا مدت زمان جشن را در نظر گرفته، فعالیت‌ها و برنامه‌های مختلفی را که باید برگزار شود، مشخص کنید؛ سپس به تعیین جزئیات هر بخشِ تفکیک‌شده بپردازید.

هزینه کم + مزیت کم:

این ترکیب باید از کم‌ترین اهمیت در اولویت‌ بندی برنامه های روزانه شما برخوردار باشند. برای انجام اموری که در دایره این تقسیم‌بندی قرار می‌گیرند، بهتر است زمان اندکی در حد ۱۰ تا ۱۵ دقیقه اختصاص بدهید یا می‌توانید آنها را در فواصل برنامه‌ها و امور مهم‌تر بگنجانید. زیرا پیشبرد چنین وظایفی ساده هستند و حتی می‌توان به چشم نوعی استراحت و وقفه کوتاه در میان انجام سایر کارها به آن‌ها نگاه کرد.

برای نمونه، بررسی و ملاحظه کردن پیام‌ها و ایمیل‌ها مهم است ولی نه آنقدر که بخش مهمی از روزتان را به آن اختصاص بدهید. در فواصل امور مهم‌تر و کارهایی که جنبه استراتژیک بالایی دارند، امکان وجود وقفه‌هایی کوتاه برای رسیدگی به چنین وظایفی وجود دارد.

هزینه زیاد + مزیت کم:

به امور این‌چنینی، توجه کنید و اهمیت انجام دادن یا ندادن را در روند رسیدن به اهدافتان مرور نمایید. اگر نتیجه این بررسی به شما می‌گوید: این کارها نباید از برنامه‌هایتان حذف شوند، سعی کنید روشی برای کاهش دادن هزینه‌های تحمیلی بیابید. گاهی‌اوقات برخی از کارها نیاز به تکرار در تعدادی وسیع دارند. مثلا فردی را در نظر بگیرید که در بخش امور مشتریان فعالیت می‌کند و باید برای تعداد زیادی از مشتریان تغییراتی جدید در سیستم یارانه‌ای ارتباط با مخاطبان ایجاد کند. مثلا باید، در تنظیمات صفحه شخصی هر یک از مشتریان موجود در سیستم سازمان، گزینه‌ای را تغییر داده و به روزرسانی کند. در این شرایط کارشناس مربوطه، اوضاع را بررسی و متوجه می‌شود که نمی‌توان از انجام این کار صرفه‌نظر کرد اما پیگیری آن نیز هزینه زیاد و مزیت کمی در بردارد. پس چه باید کرد و چه تصمیمی باید گرفته شود؟

در این مورد، لازم است که کارشناس مربوطه به بررسی وجود راه‌هایی بپردازد که سرعت کارش را افزایش می‌دهند. افزایش سرعت در این زمینه با کمک برخی نرم‌افزارها و اپلیکیشن‌های کاربردی میسر می‌شود. در واقع، با اندکی تفکر این مشکل به سادگی حل می‌شود.

 به پیگیری امور چالشی و ضرب‌الاجل‌ها بپردازید!

بعد از اینکه به ارزیابی امور مختلف پرداختید، اهمیت هر یک برایتان مشخص می‌شود و در واقع به دیدی کلی و مناسب نسبت به اولویت بندی کارهای روزانه‌تان دست پیدا می‌کنید. طبقه‌بندی امور روزانه و وظایف به شما کمک می‌کند تا کارهایی که شما را بیشتر به اهداف‌تان نزدیک می‌کند، شناسایی کنید. اما قضیه به این سادگی ختم نمی‌شود زیرا گاهی‌اوقات پای برخی ضرب‌الاجل‌های کاری در میان است. وقتی رئیس،‌ برایتان زمانی مشخص تعیین می‌کند و از شما می‌خواهد درست در وقت‌ تعیین‌شده، پروژه‌ای را تحویل بدهید چه باید کرد؟ سختی کار وقتی نمایان می‌شود که انجام این پروژه در اولویت‌های شما از اهمیت کم‌تری برخوردار باشد ولی ضرب‌الاجل ارائه آن نسبت به اولویت‌های دیگر جلوتر باشد. اوضاع کمی چالش‌برانگیز شد، این‌طور نیست؟

پیشنهاد و توصیه‌ای که در این زمینه می‌شود از این قرار است: بعد از اینکه برنامه و اولویت بندی کارهای روزانه را صورت دادید، فهرستی از پروژه‌ها و اموری را که دارای مهلت تحویل و ارائه هستند، شناسایی کرده و سعی کنید نوعی هماهنگی میان اولویت‌ها و مهلت‌ تحویل پروژه‌های موجود در فهرست ایجاد بفرمایید. در حقیقت، نکته کلیدی در ایجاد این هماهنگی، برشماردن وظایف مختلف قبل از شروع برنامه‌ریزی دقیق است. یعنی قبل از اینکه شروع به اولویت‌بندی کنید، لازم است تا از تمام وظایف ریز و درشتی که در بازه زمانی پیش رو بر عهده‌تان است به خوبی مطلع باشید. غافل‌گیری و بی‌برنامگی سَمی است که شما را در انجام صحیح وظایف‌تان فلج می‌سازد.

روش سنجش و مقیاس با تمام روش‌ها تفاوت دارد!

مطمئن باشید در صورت استفاده درست و پیاده‌سازی تمام مراحلی که درباره روش سنجش و مقیاس عنوان شد، امکان افزایش بهره‌وری‌تان به شدت زیاد خواهد شد. قابل‌توجه ترین ویژگی این روش، نگاه به دو بعد مزیت و هزینه در هر کاری است. سایر روش‌های برنامه ‌ریزی، دقت کافی در موشکافی ماهیت هر بخش از وظیفه را ندارند. یعنی نمی‌توانند به شما دید دقیقی در اولویت‌بندی برنامه‌های مختلف ارائه کنند. از همین رو با انبوهی از ایده‌های کلی، شما را گیج می‌کنند. وضوح، تفکیک ابعاد مختلف هر امر، تجزیه وظایف کلی به قسمت‌های کوچک‌تر و… از جمله فواید روش سنجش و مقیاس است.

زیگ زیگلار می‌گوید: «شما به دنیا آمده‌اید تا برنده بشوید اما برای برنده بودن باید برنامه‌ریزی کنید. برنامه‌ریزی به شما کمک می‌کند تا برای بُرد آماده بشوید و انتظار آن را داشته باشید».

نتیجه گیری :

هیچ‌کس دوست ندارد، شکست بخورد. همه انسان‌ها روی این کره خاکی میل به پیروزی و موفقیت دارند. پس چرا تنها عده اندکی از ما قادر به رشد و پیشرفتی متداوم هستیم؟ اگر صادقانه به این پرسش دقت کنیم، متوجه می‌شویم که یکی از اصلی‌ترین عناصر عقب ماندن از اهداف، ناآگاهی از شیوه رسیدن به اهداف و برنامه‌ریزی دقیق است. برنامه‌ریزی دقیق با اولویت بندی کارهای روزانه معنا پیدا می‌کند. کارهای روزانه در گام‌هایی کوچک ما را به سمت اهدافی بزرگ سوق می‌دهند. واقعیت این است که مردم برای شکست، برنامه‌ریزی نمی‌کنند بلکه در برنامه‌ریزی شکست می‌خورند. پس برای ایجاد تفاوت از جمعیت عظیم شکست‌خوردگان ناکامی که زندگی خود را در افسوس تکرار ناکامی‌ها به پایان می‌رسانند لازم است آگاهانه به اهداف خود نگاه کنیم و با برداشتن قدم‌هایی حساب‌شده به آنها جلوه‌ای شکوه‌مند از واقعی شدن تقدیم کنیم. اولویت‌ بندی کارهای روزانه، ابزاری است که ما را در رسیدن به اهدافمان یاری می‌کند.