۱ – زیر نظر داشتن تمامی فعالیت‎های روزانه

اولین قدم نوشتن فعالیت های روزانه است، یعنی هر کاری که طی روز انجام می دهید را لیست کنید. زمانی که شروع به نوشتن لیست کارهای روزانه می کنید ، حس بد اتلاف وقت و انرژی دارید. اما کمی بعد، وقتی نگاهی به آنالیز اطلاعات و کارهای انجام شده طی یک ماه اندازید، متوجه این نکته خواهید شد که چقدر از زمان خود را در کجا تلف می کردید و چرا وقت کافی برای انجام امور مهم را نداشتید. این موضوع به شما کمک می کند  تا عادات بد خود را شناسایی کرده و در جهت رفع آنها قدم بردارید.

2- با یک دست 2 هندوانه بر ندارید

در برنامه ریزی کارهای روزانه نکته ای که بسیار اهمیت دارد این است که هرگز 2 فعالیت سنگین را در یک روز قرار ندهید. بهتر است فعالیت ها را براساس درجه سختی، اهمیت و فوریت آن تقسیم بندی کنید. برای مثال اگر انجام کاری فوریت دارد ابتدا باید آن فعالیت را در اولویت قرار داد و فعالیتی که فوریت ندارد را به زمان بعدی موکل کرد. در این حالت ممکن است فعالیتی مهم تر از یک فعالیت دیگر باشد اما چون موضوع زمان اهمیت بیشتری دارد ابتدا باید به کاری پرداخت که از لحاظ زمانی باید زودتر انجام شود. 

3- در یک زمان، تنها بر روی یک وظیفه خاص تمرکز کنید

اگر شما کارهایتان را سر وقت انجام نمی دهید، شاید دلیلش این است که می خواهید همزمان به چند کار برسید. شاید بهتر است تنها روی یک کار تمرکز کنید. به عنوان مثال من که این مقاله را ترجمه کرده ام، اگر به هنگام انجامش روی کار دیگری هم تمرکز می کردم، موفق به تمام کردنش نمی شدم؛ اما برای ساعتی، وقتم را بر رویش متمرکز کردم و تمام شد. 

اگر کار دیگری دارید که فکر می کنید همین الان وقت انجام آن است، بهتر است به جای انجام همزمانش در کنار یک کار دیگر، اولویت بندی کنید. کار مهمتر را، اول انجام دهید. درست است که کار دوم را به تعویق انداخته اید، اما این بد نیست. چرا که به محض انجام اولی، می توانید به سراغ وظیفه دوم خود بروید.

4- پس از انجام هر کار به خود پاداش دهید

بهتر است بعد از انجام هر وظیفه، پاداشی را برای خودتان در نظر بگیرید. در غیر این صورت به مرور زمان، به اتمام رساندن کارها جذابیتی برایتان نخواهد داشت. در نظر گرفتن یک امتیاز مثبت و یا پاداش خاص برای خود، بهترین سیاست برای ایجاد پیشرفت در کارها است. شما باید لیدر خودتان باشید. بدین ترتیب از تمام زمان های مُرده، نهایت استفاده را خواهید برد.
به عنوان پاداش به خود، می توانید زمانی را برای کارهایی که دوست دارید اختصاص دهید. برای مثال وقتی را به بازی کردن اختصاص دهید و یا یک ماسک خوب را برای شفافیت پوست صورتتان آماده کنید. اگر از برنامه خاصی خوشتان می‌آید دیدن آن را در اولویت بگذارید و اگر به فیلم علاقه دارید دیدن فیلم مورد علاقه در سینما گزینه خوبی برای تشویق خود است. هر چیزی که بتواند به شما انرژی دهد، یک پاداش خوب محسوب می شود.

فراموش نکنید که برای انجام کارها هیچ زمانی بهتر از اکنون و لحظه‌ای که الان در آن قرار داریم وجود ندارد.