امام علي- عليه السلام- مي فرمايد: «فرصت چون ابر گذران است پس فرصت هاي نيک را غنيمت بشماريد.»[1]
زمان با ارزش ترين وجه زندگي و سرمايه اي است که خداوند متعال در اختيار انسان قرار داده است. بسياري از امکانات ممکن است دوباره به دست آيد، اما زمان همانند تيري که از کمان رها شود، هرگز باز نمي گردد. زمان را نه مي توان حفظ کرد و نه دوباره تسخير نمود.
قدر وقت ار نشناسد دل و کاري نکند بس خجالت که از ين حاصل اوقات بريم[2]
در حقيقت موفقيت و شکست هر کس بستگي به نحوه استفاده او از وقت دارد. همان طور که هر فردي براي زندگي خود برنامه ريزي مي کند، براي زمان نيز بايد برنامه ريزي نمايد. همان طور که سود و زيان هر چيزي محاسبه مي گردد، زمان هم بايد با دقت محاسبه شود که صرف چه اقدامي شده است. نبايد فقط به صرفه جويي هاي زماني بزرگ فکر کرد، بلکه بايد به زمان هاي کوچک نيز انديشيد.
علماي بزرگ اسلام اتلاف وقت را گناه دانسته و مرابطه را به عنوان شرط ضروري رسيدن به درجات عالي عرفاني و اخلاقي مطرح نموده اند.
انسان ها همواره افسوس زمان از دست رفته را مي خورند، ولي براي زمان حال و آينده، برنامه مؤثري طرح نمي کنند. براي استفاده از زمان باقي مانده بايد به گونه اي برنامه ريزي کرد که حتي يک لحظه هم تلف نشود. در غير اين صورت حاصل عمر پشيماني خواهد بود.
حاصل عمر تلف کرده و ايام به لهو گذرانيده، به جز حيف و پشيماني نيست
اغلب انسان ها از کمبود وقت شکوه دارند، در حالي که در واقع، کمبود وقت وجود ندارد، در هر روز 24 ساعت يعني 1440 دقيقه زمان داريم، مشکل در نداشتن مهارت صحيح براي استفاده از آن است.
تعريف مديريت زمان:
استفاده بهينه از زمان و کوشش براي اجراي آن با جديت و تلاش تمام و اجازه ندادن به دخالت نارواي امور و حادثه ها در جريان اجراي برنامه را مديريت زمان مي گويند. به تعبير ديگر طبق برنامه درست، درست عمل کردن و از کارها و رفتارهاي واکنشي، پراکنده و ناسنجيده پرهيز نمودن را مديريت زمان مي نامند.
بنابراين براي مديريت زمان و به دست گرفتن کنترل آن و جلوگيري از اتلاف وقت بايد بنگريم که:
الف) چگونه بايد براي دقايق و ساعات زندگي خود، به درستي برنامه ريزي کنيم؟
ب) چگونه براي اجراي آن جديت و اهتمام کنيم؟
ج) آفات اجراي برنامه ها را بشناسيم و حتي المقدور از دخالت بي جاي امور و حوادث جلوگيري کنيم.
با پاسخ انديشمندانه به سؤالات بالا و اجراي شايسته و مجدانه برنامه ها، مي توانيم از عمر خويش که گران بهاترين سرمايه است هر چه بهتر و بيشتر بهره مند شويم و براي زندگي آخرت که حيات حقيقي و جاودانه ماست توشه و ذخيره بيندوزيم.
مزايا و فوايد مديريت زمان:
ارزش مديريت زمان تنها در کنترل زمان در هر لحظه و تحصيل زمان بيشتر نيست، بلکه در شناخت راه هايي است که با توجه و عمل بدان مي توان شرايط زندگي را بهبود بخشيد و زندگي مطلوب تر و مفيدتري را براي خود رقم زد.
برخي از مزاياي مديريت زمان عبارت است از:
1. ايجاد انگيزه و احساس مطلوبيت و دستيابي به خلاقيت.
2. کاهش اضطراب و فشارهاي روحي و رواني.
3. ايجاد تعادل ميان فعاليت هاي شغلي و زندگي خصوصي.
4. موفقيت و تسريع در کسب هدف ها.
5. ذخيره و کنترل زمان.
الف) چگونه بايد براي دقايق و ساعات زندگي خود به درستي برنامه ريزي کنيم؟
1. نخست بايد هدف را به دقت تعيين نمود که بدون هدف سراسر زندگي بيهوده خواهد بود، هر برنامه اي تعيين مسير حرکتي است از يک مبدأ که در آن قرار گرفته ايم به سوي مقصد و هدفي که در پايان حرکت به آن خواهيم رسيد. به تعبير ديگر هدف علت غايي حرکت است که در آغاز بايد تصوير روشني از آن داشته باشيم. بدين منظور بايد به نکات زير توجه شود:
ـ تعيين هدف اصلي و هدف هاي بلند مدت
ـ تعيين هدف هاي فرعي و نزديک تر( هدف هاي ميان راه) که فرد را به هدف هاي اصلي مرتبط مي سازد.
ـ خوب است هدف هاي مياني دقيق و مشخص و قابل ارزيابي و اندازه گيري باشد.
ـ لازم است از مشاوره اساتيد آگاه در تعيين اهداف و برنامه ريزي به سوي آنها استفاده شود.
2. پس از تعيين هدف هاي فرعي بايد ميزان اولويت هر يک را با کدهاي يک، دو و سه معين کرد.
3. مدت زمان لازم براي رسيدن به هر يک از اهداف را بايد معين نمود. بدون تعيين زمان لازم، حتي ساده ترين هدف ها دست نيافتني مي شوند.
4. کارها و فعاليت هايي که شما را به هدف هايتان مي رساند در برنامه روزانه و هفتگي خود ـ در زمان معين ـ قرار دهيد، توجه داشته باشيد که در برنامه ريزي علاوه بر کارها و فعاليت ها بايد به خواسته ها و نيازهاي شخصي و خانوادگي خود بنگريد و مديريت زمان را با رعايت تعادل بين عبادت و تحصيل و کار و زندگي و تفريح و.... به دست بگيريد.
5. در برنامه ريزي به توانايي و استعداد و ذوق و علاقه و امکاناتي که در اختيار داريد، به دقت توجه کنيد، نيرو و توان خود را ارزيابي نماييد، ساعاتي را که مي توانيد به تحصيل و درس و مطالعه و ....بپردازيد مشخص و از کار و تلاش بيش از حدّ توان که موجب خستگي و پژمردگي شما مي شود، بپرهيزيد.
ب) چگونه براي اجراي برنامه تلاش وکوشش کنيم؟
1. عظمت و قداست اهداف عالي انساني را هر روزه در نظر آوريد و با حضرت ولي عصر(عج) صبحگاه تجديد عهد و پيمان کنيد، تا انگيزه و احساس مطلوبيت بيشتري در شما ايجاد شود و در نتيجه با انگيزه افزون تري به اجراي دقيق برنامه بپردازيد.
2. تمام توانايي خود را در انجام وظايفي که در برنامه مشخص کرده ايد، متمرکز کنيد. از خويش بر خويش ناظري بگماريد تا بر اجراي وظايف نظارت کند. نظارت و مراقبت فرشتگان الهي، کرام الکاتبين را پيوسته به ياد آوريد. خود را در محضر پروردگار متعال ببينيد و عمر و زمان خويش را امانت او بدانيد. در امانت داري بکوشيد و فعاليت ها را طبق برنامه، دقيق تر و مطلوب تر انجام دهيد.
3. هر روزه ـ در پايان کار ـ دقايقي را صرف نوشتن کارهايي که انجام داده ايد بنماييد. ميزان مطابقت آنها را با برنامه، بسنجيد. کارهاي خود را بر مبناي اهداف، اولويت ها، ساعات کار مطلوب، و تعادل ميان خواسته ها و نيازها ارزيابي کنيد. تصميم بگيريد که فعاليت ها و کارهاي خود را هر چه بيشتر به برنامه نزديک کنيد. راه کارهاي بهتر دستيابي به اهداف برنامه را براي خود مشخص کنيد. نيت و انگيزه هاي خود را در انجام کارها ببينيد و در خدايي کردن نيت ها و انگيزه ها بکوشيد.
در اين نوشته روزانه مي توانيد به سؤالات زير صادقانه پاسخ دهيد:
ـ چه فعاليت هايي را بيرون از برنامه انجام داده ايد؟ و چرا؟
ـ چه فعاليت هايي را درست طبق برنامه انجام نداده ايد؟ علت چه بوده است؟
ـ چه آفات، حوادث و اموري شما را از اجراي برنامه باز داشته است؟
ـ آيا پيش بيني شما در زمان سنجي فعاليت ها درست بوده است؟
ـ چه عوامل دروني و يا بيروني وقفه در کارتان پديد آورده است؟
4. در صورت موفقيت نسبي در اجراي برنامه خدا را شکر کنيد و براي ادامه بهتر کار از او مدد بخواهيد و خود را تشويق کنيد و در صورت عدم موفقيت و انحراف از برنامه علل دروني و بروني را جستجو نماييد، براي تنبيه خود اقدام مناسبي را در نظر بگيريد، عوامل اتلاف وقت را شناسايي کنيد و براي مبارزه با آنها تصميم جدي بگيريد.
ج) آفات احتمالي اجراي صحيح برنامه و موجبات اتلاف وقت چه چيزهايي است؟
ريشه اصلي اتلاف وقت در خصلت هاي فردي ما نهفته است که غفلت از ارزش عمر و زمان و اشتغال به امور غير مهم را مي توان دو عامل اصلي آن به شمار آورد، حضرت رسول اکرم ـ صلي الله عليه و آله و سلم ـ به اباذر مي فرمايند: «بر صرف عمر خويش بسيار بخيل باش، بخيل تر از صرف درهم و دينارت» [3] و امام صادق (عليه السلام) نيز در اين زمينه مي فرمايند: «هيچ چيز عزيزتر از روح و وقت تو نيست»[4] بنابراين بايد آفات اتلاف وقت و علل صرف بيهوده عمر را شناسايي نمود و براي رهايي از آنها کوشيد.
در ذيل به برخي از آفات اخلاقي و رفتاري اتلاف وقت که عموميت بيشتري دارند، اشاره مي شود:
علل فردي و دروني اتلاف وقت
ـ تنبلي و بي حوصلگي
ـ بي فکري و عمل زدگي
ـ تسويف و اهمال کاري
ـ شتابزدگي
ـ سخت کوشي فرساينده
ـ رفاه زدگي آلاينده
ـ وادادگي به علت انحراف و بي علاقگي
ـ کنجکاوي و دخالت هاي غيرلازم در کار ديگران
ـ دغدغه ها و مشغوليت هاي ذهني
ـ بي ارادگي و سست تصميمي
ـ خستگي و دل زدگي
ـ پرحرفي و بيهوده گويي و بيکاري
ـ ناآشنايي و بي اعتمادي به توانايي هاي خويش
ـ اضطراب و نگراني و فشارهاي روحي و رواني
علل بروني اتلاف وقت:
ـ تعارف هاي بي جا و رو دربايستي هاي ناروا
ـ گفتگوي بيش از حد با دوستان و آشنايان
ـ مراجعات نابهنگام و مکالمات تلفني
ـ مسافرت ها و تعطيلات بيش از حد
حوادث و اتلاف وقت:
حوادث عمدتاً پيش بيني نشده هستند و در صورت ضرورت مي توانند برنامه روزانه فرد را به هم بزنند، مثلاً فوت يکي از بستگان، يا مراسم ازدواج يکي از دوستان يکي دو روز در برنامه تغييراتي ايجاد خواهد کرد، اما بايد به سرعت به برنامه بازگشت و حتي المقدور از اتلاف وقت بيش از اندازه لازم و به هم ريختگي برنامه جلوگيري نمود. توصيف مديريت زمان آسان و ميداني گسترده دارد اما عمل به اصول آن و هدايت کارها و رفتار بر اين اساس، راهي باريک و پرخطر داشته و عزم والا و بلند مي طلبد.
منابع كمكي:
1. مؤسسه امام خميني (ره)- مديريت برنامه ريزي و زمان، قم: مركز انتشارات، 1385.
2. اسلامي، سعيد، مديريت كاربردي وقت، بي جا، 1373.
3. حقيقي، محمد علي، الگويي براي تنظيم وقت مديريت، تهران؛ نشر عالم، 1377.
4. لي ورت، لوتار، مديريت زمان، ترجمه غلامرضا خاكي، تهران؛ سازمان بهره وري، 1375.
--------------------------------------------------------------------------------
[1] . نهج البلاغه، کلمه 21.
[2] . حافظ.
[3] . مکارم الاخلاق، ج 2، ص 364، 2661.
[4] . لئالي الاخبار، ج1، ص 16.